Инспекционный отчет является итоговым документом, оформляемым инспектором по завершении проверки грузов, товаров. Инспекционный отчет является официальным документом, который содержит в себе сведения и документы в отношении качества и количества отгружаемого (при экспорте) поступившего по контракту (при импорте) товара.
Инспекционный отчет обычно содержит следующие сведения:
- наименование и реквизиты грузоотправителя и грузополучателя;
- наименование товара (товаров);
- время и место проведения инспекции;
- объем инспекции (инспекция в процессе производства, предотгрузочная инспекция, инспекция количества и качества, сбор и обзор документов, подтверждающих качество товара, контроль упаковки и маркировки и т.д.);
- информация о количестве и качестве товара с приложением копий подтверждающих документов, в том числе протоколов проведенных испытаний (в случае необходимости прилагаются протоколы испытаний, проведенных инспектором в независимой лаборатории), сертификатов качества, сертификатов ГОСТ Р, международных сертификатов и т.д.;
- описание упаковки и маркировки;
- описание средства для транспортировки груза, его техническое состояние и соответствие характеру перевозимого товара (может ли данный товар перевозится этим транспортным средством);
- обнаруженные несоответствия по количеству, качеству, упаковке, маркировке, техническому состоянию транспортного средства, выявленные в ходе инспекции;
- контрактная и товаросопроводительная документация (копии контракта, инвойсов, упаковочных листов, накладных и т.д.), транспортные документы;
- фотографии, на которых зафиксированы инспектируемые товары, транспортное средство, упаковка, маркировка, обнаруженные несоответствия.
Исходя из задания на проведение инспекции, инспекционный отчет может содержать иную информацию, определяемую требованиями заказчика. Экспертная организация «Межрегиональная Коллегия Судебных Экспертов» выпускает также отчеты в соответствии с типовыми формами, представляемыми заказчиком (в основном это международные инспекционные компании, имеющие собственные формы отчетности, которые освещают спектр необходимых данным организациям параметров в отношении инспектируемых товаров).
Инспекционный отчет может содержать конфиденциальную информацию, в связи с чем его представление третьим лицам регулируется законодательством Российской Федерации и требованиями договора на проведение инспекции, который заключается между инспекционной компанией и клиентом.
